Durante cerca de cuatro años ejercí como jefe de ventas de un gran operador de supermercados. Estuve a cargo de 21 establecimientos en Jaén, de distintos formatos, pero todos bajo una política comercial común y centralizada. Mi cometido era verificar que se cumplían los designios de la compañía y formar los equipos para que se alcanzaran los objetivos propuestos. Tenía que encontrar una vía de mejora continua y el uso de una checklist de visita me facilitó el cometido.
La empresa en cuestión, aunque bien estructurada en otras áreas, para el área de jefes de ventas carecía en aquellos momentos de modelos o herramientas para agilizar los aspectos a controlar. Así que, como mis capacidades eran más proclives a desarrollos de control y de seguimiento, empecé a utilizar una lista de verificación que reportaba una valoración automática (puntuación) de la situación de cada establecimiento. Y fue con esta herramienta y otras, como estas tiendas se transformaron y mejoraron su ebitda en más de dos millones de euros en ese período. Os recomiendo la lectura de este antiguo artículo “Las Claves de la Gestión”.
Deciros que el camino de mejora no fue fácil y algunos responsables no fueron capaces de aguantar la presión semanal a la que les sometía la hoja de control, pero el 80% de éstos mantenían el ritmo. Utilizar esa checklist de visita y hacerla pública al resto de supermercados me ayudó a racionalizar las visitas, a bajar la frecuencia a los establecimientos que siempre estaban en perfecto estado, pues ya se anticipaban en la ejecución. Si en alguna tienda había comentado una venta cruzada o complementaria en una cabecera, pues las demás ya tomaban nota y la ponían en marcha, no esperaban a mi visita para que se lo recomendara a ellos de nuevo.
No se trataba de una checklist de 300 puntos de revisión, al detalle, sino que se centraba en parte en aspectos más subjetivos y siempre con la visión de cliente. Para otras verificaciones con más detalle, especialmente procesos, ya estaba el departamento de auditoría interna. También había una parte importante dentro de la lista de verificación, como eran las áreas de formación y situación de ejecución y relación con otros departamentos (como por ej. mantenimiento o logística). La parte dedicada a la formación, en las variables de gestión y control de establecimiento, fueron claves para la mejora de los resultados de la jefatura de ventas, pues podía personalizar en cada visita y ver la progresión del centro. Esta formación no era exclusiva para el jefe de tienda, sino que se extendía a otros responsables, como los de perecederos, caja, recepción y reponedores.
Un aspecto importante fue la racionalización de las visitas, con lo que además aumentó mi productividad. Las visitas quedaron estructuradas de la siguiente forma:
- Daba una vuelta con el jefe de tienda por el exterior, por la sala de ventas y las zonas internas comunes.
- Revisaba junto con el responsable, el nivel de ejecución del anterior checklist y ponía nuevas fechas para la puesta en marcha de los asuntos pendientes.
- Comentaba la ejecución del plan comercial e introducíamos algunas propuestas de mejora.
- Comentábamos los problemas surgidos de relación con otros departamentos, por si era necesaria mi intervención.
- Analizábamos la situación de sus cuentas de explotación y las vías de mejora de ésta.
- A la salida del establecimiento dejaba la checklist con la puntuación obtenida y se enviaba al resto de tiendas de la jefatura. Todas las tiendas eran valoradas con el mismo baremo de puntuación.
Cada tienda tenía un registro histórico de la puntuación obtenida en cada visita y su gráfico de evolución, lo que me indicaba si realmente mejoraba en su ejecución o no.
Aquí tienes las imágenes de la checklist. Si necesitas la hoja de cálculo envía un correo a info@desdemiatalaya.com y te las haré llegar. Espero que sean de utilidad.
DE MUCHA UTILIDAD. GRACIAS.
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