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El presupuesto base cero

domingo, 24 de octubre de 2010

Hace pocos días, mantuve una entrevista con un antiguo compañero de organización. Hacía ya casi 12 años que no nos veíamos, y hoy representa a una empresa con casi 100 supermercados.

Se quejaba, como casi todo el empresariado del sector, de la escasez de demanda, de la falta de crecimiento de las ventas, y que había que remontarse muchos años atrás, casi a su fundación, para encontrar un año sin crecimiento como en los dos últimos. Sin embargo, me comentaba, mi empresa se ha hecho grande, con grandes departamentos, con directores, con responsables, con… una estructura que era difícil de reducir, que era imposible.

Todo venía a raíz, de que tenía la impresión que sería el primer presupuesto del año que acabaría en pérdidas, y esto no le gustaba en absoluto. Como es un hombre de números, economista, le recordé el significado del presupuesto base cero.

Le dije: “hay que limpiar la mesa, y empezar desde abajo, hay que inventar de nuevo el negocio”, ya que hoy hay herramientas que serían impensables hace años.

Le comenté: piensa en las variables que te son necesarias para controlar el negocio, créate un buen Tablero de Mando – adaptado a cada nivel de responsabilidad –, y destruye todos los reinos de taifas que han ido creando en cada dirección de negocio sus responsables. Pero siempre ten en cuenta que “no debes imponer nada”, que tu misión es la de liderar e impulsar el cambio. Debes ser ambicioso en tus planteamiento, en tus objetivos, y que cada responsable analice su departamento, sus funciones, sus tareas, … su nivel de gasto y los rendimientos que aporta... y hay que ser muy imaginativo, no hay que cortar la iniciativa a ningún proyecto hasta que sea analizado.

Posiblemente, el análisis de coste-beneficio te hará ver otros caminos, otra estructura de dirección que supondrá un cambio, pero que te hará ganar en eficiencia, en productividad.

En fin, nos despedimos y quedé en que iría a Almuñécar, a mi fuente de información, a mi biblioteca, ya que allí tenía la solución a sus problemas. La solución, creo, que la tendría en el viejo libro del profesor Javier Palom Izquierdo.

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El presupuesto base cero. Objetivo: despilfarro cero.
Éste es el título del magnífico libro que publicó la Asociación para el Progreso de la Dirección ( APD ) en 1.978 del profesor de ESADE Francisco Javier Palom Izquierdo, …“escrito a vuela-pluma, después de un viaje de estudio a los Estados Unidos que me ha permitido profundizar en un tema candente en aquel país, pero cuya oportunidad para el nuestro es realmente fascinante”. ( ISBN – 84 – 7019 – 062 – 8 ).
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Tanto a finales de la década de los ‘70, como en la actualidad, se estaban viviendo períodos de crisis. Crisis agravada en los ‘70 en España además por la convulsa transición política, y hoy de valores, política, de formación,...

Actualmente las empresas vienen advirtiendo que NO HAY CRECIMIENTO en ventas, que el consumo se ha frenado, que cada vez es más difícil que los ingresos crezcan; sin embargo los Gastos crecen inexorablemente, unas veces por inflación de costes unitarios y otras por “puro engorde” de estructuras. Lo que en períodos de bonanza pudo ser permitido, ocultado por el crecimiento de los ingresos, hoy no es posible.

¿ Cómo es posible que haya empresas que no aplican esta disciplina presupuestaria cuando realizan sus presupuestos anuales ?

La verdad, es que en mi cabeza no cabe otra. A cada área, a cada plan de acción, hay que asignarle los recursos que necesita para su ejecución, siempre que estén bien justificados. Nunca es justificación el volumen de gasto asignado histórico, ni si el volumen asignado en el año anterior se dejó de consumir o no y en éste lo quitamos.

El presupuesto base cero, implica sentido común, ordenación de ideas, priorización de objetivos, evaluación de coste/rendimiento,… y todo bajo la envoltura de una metodología para su válida ejecución. Su metodología de gestión presupuestaria tiene por objetivo asegurar el rendimiento de cada euro gastado en la empresa:
  • Por el lado de los Gastos corrientes, la reducción o la contención de los mismos que supone el análisis del binomio coste/rendimiento.
  • Por el lado de la asignación de Recursos - de Capex –, facilita una correcta asignación en función del binomio coste/rendimiento.
La puesta en marcha de la metodología de implantación del presupuesto base cero no es cuestión de Dptos. aislados, de Control de Gestión, de Financiero, de Logística, de Operaciones, o de … es imprescindible el liderazgo y el compromiso en su desarrollo de la Alta Dirección, del CEO, de la dirección ejecutiva, sin este apoyo el proceso no será realmente provechoso. Para poner en marcha esta metodología no es suficiente con contratar consultores especializados que expliquen su implementación, hace falta liderazgo, convencimiento de su necesidad y las ventajas que aportará su ejecución ( amplitud de miras ante los cambios que suponga ).

La puesta en funcionamiento del sistema se atendrá a las siguientes etapas:
  1. Definir los Objetivos a conseguir con el P.B.C.
  2. Identificar los Bloques de Decisión
  3. Crear las Hojas de Análisis de los bloques de decisión
  4. Establecer las diferentes alternativas de decisión para cada bloque
  5. Ordenarlas por prioridades, teniendo en cuenta las interrelaciones
  6. Decisión
Bueno, sentadas las bases de P.B.C. lo más conveniente es que cada uno piense si en su empresa se realizan adecuadamente sus presupuestos, y si los mismos aseguran la supervivencia de la empresa a largo plazo.

En otra ocasión comentaremos con mayor detalle el desarrollo del P.B.C.

Os dejo un enlace del GRUPO ODE, la empresa que creó Francisco Javier Palom para el desarrollo del Managenemt; http://www.ode.es/

Hasta pronto.


Francisco Fernández Reguero
http://about.me/FranciscoFernandezReguero

3 comentarios:

Uwe Sandelmann dijo...

La aplicación del Budget Base Cero me parece una buena idea. No solo en tiempos de crisis hay que questionar el nivel de gastos de acuerdo con los objetivos de rendimiento. Incluso opino que debería desarrollarse una costumbre y aplicar este metodo cada x años.

Como su aplicación correcta conlleva un importante trabajo administrativo adicional para todos los áreas no se suele aplicarlo anualmente. Creo que es perdonable dejar un tiempo entre aplicación y aplicación ya que si la actividad económica se desarrolla de una forma normal, la necesidad de gastos también suele tener una cierta constancia. No obstante con el tiempo se introducen poco a poco, y de forma casi invisible, elementos de gastos optimizables. Por ello hace falta una liempeza de vez en cuando.

En los tiempos de crisis suele haber otras guerras y en muchos casos con plantillas reducidas. Por ello habría que aprovechar los tiempos de bonanza para prepararse para la proxima crisis y optimizar el nivel de resultados. No obstante, si desde la última aplicación ya han pasado muchos años, el momento de crisis desde luego es buen momento para acordarse del Presupuesto Base Cero.

Anónimo dijo...

Lo más importante que aprendí en la primera empresa en la que trabajé era la necesidad de medirlo todo, de tenerlo todo cuantificado y de un vistazo rápido tener la evolución de todos los parámetros necesarios de la empresa: ventas,margenes, mermas, evolucion, costes, etc. Cuando se tiene todo cuantificado la posibilidad de valorar y decidir se facilita enormememente.

El ObservaEmpresa dijo...

Hola Paco,
Muy interesante tu comentario.
De eso volverá a hablar Javier Palom el Martes 30 de noviembre en Barcelona.
Por si te interesa asistir. Y si no puedes, que sepas que nosotras (Helena Pérez y yo) haremos un seguimiento en Twitter. Para más información, www.observaempresa.com
Saludos,
Nathalie Gasnier