En el artículo anterior, dejé una infografía con los controles que debía tener implementados un supermercado como medida de control del negocio y de prevención de la pérdida. Allí, en el apartado de “Buenas prácticas”, hablaba de los KPI’s (Key Performance Indicator) que debían incluirse en el “Tablero de mandos” o “Cuadro de mandos del negocio” (“tableau de bord” como dicen los franceses, o “tablero de abordo” que podríamos también decir aquí).
El cuadro de mandos está ligado al control de los puntos claves de la dirección del negocio, es más una herramienta de ayuda que un objetivo en sí mismo. Normalmente, estamos acostumbrados a ver semáforos, velocímetros o barómetros que indican la evolución de los puntos clave de control (KPI) de nuestra tienda como su representación en el tablero.
Tener un cuadro de mandos muy bonito y no decidir o no entrar en acción no sirve para nada. El objetivo del cuadro de mandos es que invite a la acción, a trabajar en la consecución de los objetivos marcados por la dirección.
Dependiendo de los niveles de decisión, el cuadro de mandos tendrá unos KPI’s u otros en su panel. No todos los usuarios y ni tableros de mandos existentes en una compañía tienen los mismos privilegios para adentrarse en las bases de datos de procedencia y el análisis de los resultados. Como véis, el tablero de mandos es una de las herramientas incluidas en el Business Intelligence (BI) de la empresa.
Hecha esta introducción, vayamos a lo que nos interesa.
El tablero de mandos como herramienta de prevención de la pérdida
Luchar contra la pérdida no es fácil. Como he comentado en artículos anteriores es casi una lucha sin cuartel, especialmente por lo que atañe a la pérdida desconocida. Suelo decir que luchar contra la pérdida desconocida es como “ponerle puertas al viento”, siempre entra aire y tú no dejas de cerrarlas.
Algunos piensan que un plan de prevención de la pérdida es cuestión más presupuesto para vigilantes o de poner bajo llave todas las categorías sensibles, cuando es mucho más importante trabajar en eso, la prevención, con “buenas prácticas” y con unos procedimientos que involucren a todos los niveles de la compañía.
El tablero de mandos como herramienta de control de la evolución del negocio
En el caso que expongo, sólo incluí las variables básicas sobre las que el gerente de un centro puede ejercer cierta influencia. No incluí datos de carácter financiero, ni tampoco datos de carácter laboral que tendrían todo su sentido, como nivel de efectivos teóricos, absentismo o gasto.
En nuestro caso, la infografía que expuse para algunos era muy básica y para otros muy desarrollada. Todo dependía del carácter del receptor del mensaje, si era una operador mediano o de gran tamaño le parecería muy básica, y si era un autoservicio o supermercado independiente o franquiciado le parecería muy desarrollada.
Del mismo modo, el cuadro o tablero de mandos que adjunto podría ser tildado de una cosa u otra, y más aún cuando el tablero debería incluir algunos KPI’s más, conforme ascendemos en el escalón de mando de la empresa. En mi caso, sólo me voy a quedar en el tablero de mandos que considero debería estar disponible en todos los puntos de venta de una tienda de gran consumo y que, además, debería ser la pantalla de entrada del director o responsable del centro al sistema:
Si a la vista de la evolución diaria y los datos que se incluyen en el tablero, el responsable del establecimiento se queda pasivo y no le “hierve la sangre” tenemos un problema de dirección en el centro de trabajo. Es desde esta presión, desde el conocimiento diario de las variables que afectan a la rentabilidad de la tienda desde la que se inicia la lucha contra la pérdida y se alcanzan los objetivos de rentabilidad propuestos.
Pues a pesar de que esta información en la mayoría de operadores está disponible en su sistema informático, muchos no la hacen llegar a sus tiendas, y luego organizan y vuelven a organizar convenciones de prevención de la pérdida, cuando lo primero es poner a la luz y hacer accesibles las variables para su control.
¿Tiene tu tienda o tus tiendas un tablero de mandos? ¿Todavía a ciegas?
A muchas empresas de software, de consultoría o de servicios con buenas herramientas, buenos diseños de tablero, y con muchas ganas de colaborar en la implementación en tu empresa.
Recuerda: “La pérdida es como un limón, cuando más lo estrujas más jugo suelta… y siempre queda algo”.
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