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El uso de WhatsApp en las empresas

WhatsApp como estrategia de comunicación
Whatsapp se ha convertido en poco tiempo en un importante medio de comunicación. Une familias, amigos o grupos alrededor de un interés común, gracias a la tecnología móvil y a la red WiFi. Mantener conversaciones escritas, la mayor de las veces, poder insertar imágenes, videos o conversación oral y hasta incluso establecer llamadas entre “whatsappeadores”, todo con un mínimo coste, le ha dado un gran poder como medio de comunicación personal.



El uso de WhatsApp no se circunscribe sólo al ámbito de las relaciones personales, sino que cada día se utiliza más para las relaciones internas y externas de las empresas. Un hilo corto de comunicación, dos o tres líneas de texto y una imagen son suficientes para situar a nuestro interlocutor para la acción. Esto no significa que haya muerto el uso del teléfono, ni tampoco el del correo electrónico, pero que parece quedan relegados a otros niveles de detalle al hilo de la conversación.



Si vas a utilizar WhatsApp como medio de comunicación externo crea antes el Canal

Desde luego, para el uso en el ámbito externo de comunicación con nuestros proveedores o con nuestros clientes, lo primero es tener creado el canal adecuado en la empresa, más que entrar en la dinámica del uso del WhatsApp privado del trabajador. Sólo cuando clientes y proveedores nos hayan autorizado, lo utilizaremos para el uso que fue diseñado.

Pensad en el uso que se puede dar a WhatsApp dentro de los departamentos de atención al cliente (externo o interno) con WhatsApp Web, ya que muchas veces lo que busca tu cliente es una simple respuesta y le es más cómodo preguntar con 5 palabras que no llamar por teléfono y ponerse en cola de llamada. No tiene porqué ser una respuesta instantánea, pero sí en breve tiempo. 

Ten en cuenta que es siempre el cliente el que manda en tu eje de comunicación, y él ya está habituado a otros usos que no le inducen a perder tiempo en una llamada telefónica. El tiempo es uno de valores más preciados de los clientes, casi tan importante como el precio de compra de los productos. Al final, siempre establece una valoración global de la relación comercial.


Muchos proyectos fracasan en las empresas por falta de comunicación interna

Desde hace algún tiempo, vengo utilizando WhatsApp como uno de los medios de comunicación en la gestión de proyectos. Mejorar la comunicación en el lanzamiento de nuevos proyectos en tu compañía, cuando los procedimientos son aún débiles o están en fase de actualización, es uno de los mejores argumentos para su uso; pero no sólo ahí queda, sino que es un arma poderosa de “crear equipo”, de motivar y fortalecer a sus componentes, de enriquecer con sus opiniones instantáneas los proyectos, y en definitiva de aumentar su rendimiento. Tampoco hay que perder el norte, WhatsApp ni soluciona tus problemas de organización interna ni tu falta de procedimientos de trabajo. Lo que sí hacen las conversaciones de WhatsApp es -con un en buen uso- señalarte dónde tienes carencias organizativas.

Pero no podemos olvidar que en toda comunicación hay dos partes: la receptora y la emisora. Si tú como jefe de proyecto no puedes motivar a participar a la receptora, o a algunos de sus receptores, estarás labrando el camino hacia el fracaso de tu proyecto. O WhatsApp motiva a la acción o a la respuesta, o si no habrá fracasado como medio de comunicación. En muchas ocasiones, lo que te hará ver el grupo de WhatsApp del proyecto es qué personas están más proclives a participar, quiénes están más dispuestas a dar lo que tienen de conocimiento al grupo para enriquecerlo y quiénes pasan o prefieren estar al margen del mismo. También, como gestor de un proyecto, tienes que hacer autoanálisis ¿tienen que estar en el grupo todos los que inicialmente invité? Posiblemente, tengas que gestionar algunas bajas o la introducción de otros componentes.

Un área, también, difícil de gestionar con WhatsApp es los períodos de desconexión de interlocutores, cuando éstos están fuera de su jornada laboral. Lo dejo aquí, pues entramos en terreno pantanoso y que cada cual debe resolver.

Por último, Tom Peters expresaba que “la comunicación es la panacea de todos para todo” y de ahí la importancia que adquiere en la gestión de proyectos, en el enriquecimiento que se puede hacer de los mismos con la aportación de todos… la democratización de los proyectos.

Os dejo unos datos sobre el uso de WhatsApp:

  • Principal distracción en las empresas, más que el tiempo frente a la máquina de café
  • El teléfono móvil se ha convertido en una herramienta más de trabajo y un elemento indispensable para el comercio, y WhatsApp está ahí.
  • Según Francisco Canals, consultor especializado en internet:
    • El 32% de los trabajadores consultan su móvil como mínimo 4 veces cada hora
    • El 42% de los españoles que usan WhatsApp no está ni una sola hora sin consultar mensajes 

¿Estás preparado para integrar WhatsApp dentro de la estrategia de comunicación de tu empresa?

Advertencia:
WhatsApp es una aplicación gratuita. Cuando aceptas su utilización tienes que tener claro que está en riesgo la confidencialidad de lo que expresas, así que...



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