Controles básicos en un supermercado independiente

La mayoría de los supermercados independientes requieren de unos controles básicos sobre las mercaderías, ya que su ausencia hace que se les dispare la Pérdida y esta pueda alcanzar más del 5% de sus ventas, cuando no debería sobrepasar el 1%. Al finalizar el año, cuando hacemos conteo físico y valoramos, y calculamos el margen real... el gran golpe ¡¡¡Creía que trabajaba con el 20% y me dio realmente un 15%!!!

Voy a destacar sólo algunos de los que considero más importantes y que os recomiendo pongáis en práctica:

• Control de Traspasos entre centros. Si tenemos más de un centro, o un almacén independiente y una tienda, toda la mercancía que se traspase entre ellos tiene que tener un soporte documental, y debe ser revisada a la salida de quien la expide y en la entrada de que quien la recepciona.
• Valoración de Entradas de mercancías de acuerdo a los precios pactados. Es el paso previo a la validación o conformidad de la factura, su concordancia con la mercancía recepcionada al precio pactado. Esto es de especial relevancia con los proveedores directos a tienda, ya que la mercancía enviada desde el centro de abastecimiento franquiciador produce su entrada automática en el sistema y actualización de precios.
• Revisión y control de entrada de mercancía. Toda la mercancía que entre en un establecimiento debe ser revisada antes de traspasar las puertas de entrada a la tienda, o bien en el almacén de recepción, nunca dentro de la sala de ventas. Es en ese momento donde, además, la mercancía debe ser procesada con la pistola, no con el documento del proveedor sino con lo que físicamente se recepciona.
• Diariamente hay que tomar decisiones sobre los precios de venta y actualizar la información que nos llega de los proveedores directos o de la central franquiciadora.
• Validación de valoración de entrada con la factura del proveedor. Es el proceso previo a la contabilización y pago de las facturas. Sólo pagaremos cuando coincida nuestra valoración de entrada de mercancías con la factura del proveedor.
• Control y valoración de la Pérdida Conocida. Es muy importante procesar a diario por cada Sección o Departamento la mercancía deteriorada que debe ser destruida, llevar un resumen diario y acumulativo de su valor a precio de coste del período o del ejercicio. Igualmente, como Pérdida Conocida, es necesario procesar los Faltantes de Caja y los Siniestros (pérdidas de mercancías que hay que reclamar a aseguradoras). Para tomar conciencia de su relevancia, además, es necesario que sea conocido por todos los trabajadores del centro de trabajo.
• Control del valor de inventario teórico. Mantener una adecuada rotación de productos en general en el negocio es de vital importancia, no sólo por lo que afecta a la caducidad y obsolescencia de los productos expuestos, sino también por la inmovilización financiera que representa mantener unos stocks de mercancía por encima de los plazos de pago acordados con los proveedores. Hay que conocer el valor del stock y éste siempre debe ser inferior al valor de las ventas a coste obtenidas del plazo de pago medio.
• Listado de artículos con una venta baja (inferior a "x" unidades en el mes) o venta "cero". Los artículos de baja rotación deben estar en continuo análisis para detectar cuáles son prescindibles. Lo agradecerá nuestra tesorería.
• Capturar o anotar los artículos de Seca que tienen un período de vida menor de un mes. Hay que acelerar su salida, si no se convertirán en una avería.
• Seguimiento de la venta por secciones y su margen teórico diario. Es necesario incorporar este listado al cierre diario de tienda y hacer su seguimiento. El seguimiento del margen teórico diario respecto del objetivo es de vital relevancia, pues a éste podemos descontar una provisión de margen (la pérdida) para aproximarnos al margen de cierre de ejercicio.
• Listado diario de artículos con margen negativo o bajo . Algunos de estos artículos corresponden a códigos genéricos de venta de sección, cuando no trabajamos en ultrafrescos frescos con PLU y conexión al ordenador central. Otros, serán errores de precios por una mala asignación de su coste o de su precio de venta. Todos los artículos se deben de expresar en el mismo formato/precio de entrada y salida.
• Inventario mensual en las secciones de ultrafrescos. Las secciones de ultrafrescos facturan en muchas tiendas más del 40% de sus ventas, por lo que resulta esencial conocer su margen real cada mes. Se trata de secciones que requieren una alta dosis de gestión diaria y a las que las mermas naturales y obsolescencia afectan de forma importante, de ahí la necesidad de establecer su control mensual.

Todos estos procesos de trabajo y controles, y algunos más, deben convertirse en tareas rutinarias si queremos que añadan valor a nuestra cuenta de explotación.

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Te recomiendo la "Infografía: Controles de un supermercado independiente" y la lectura de estos dos artículos: "Luchando contra la Pérdida" y "Las Averías No Retornables también son fuente de margen"