Un plan de prevención de la Pérdida mejorará tu margen

No es la primera vez que en este blog se ha comentado el brutal impacto que representa la Pérdida - conocida y desconocida - en las cuentas de explotación de las empresas del sector de la Distribución y la necesidad de trabajar en la prevención de la misma. Y en menos ocasiones hablamos de la pérdida de ventas por las deficiencias en el circuito de reposición, del dimensionamiento de los surtidos e implantaciones que en cierta medida están conectadas con la gestión de la Pérdida en su conjunto.

Os traigo aquí algunos artículos publicados al respecto:

• Cuando el negocio se nos va de las manos (25-11-2011). Comentamos la pérdida de ventas, los márgenes, la pérdida conocida y desconocida, el mix de surtido, etc... costes de funcionamiento, la Caja,...
• Las Averías No Retornables también son fuente de margen (05-06-2012). Narro una experiencia de análisis de pérdida conocida con las herramientas de que disponía en ese momento. La frase contundente está en la entrada al artículo: "La Pérdida es una fuente inagotable de margen. Siempre hay "puertas abiertas" que es necesario ir cerrando, aunque es muy difícil poner "puertas al viento". Antes de aumentar precios de venta para alcanzar los objetivos de margen, hay que trabajar en lo que está en nuestra mano y podemos controlar. Cuando hablamos de Pérdida, todos los departamentos de la empresa están implicados."
• La pérdida de ventas no es sólo fruto de la disminución del consumo, es más por la insatisfacción que sienten tus compradores ante la oferta comercial que le presentas (11-09-2012).
• La Pérdida Conocida y las donaciones en la Gran Distribución (15-01-2013). Se estima el valor de la Pérdida Conocida en más de 2.000 millones de euros.

Tener un plan de prevención de la pérdida es la mejor medicina para mejorar los resultados empresariales. ¡Tuitéalo!

En mi paso por distintas compañías de mi vida laboral, desde la mía propia hasta por cuenta de otros, trabajar en la prevención de la pérdida fue una constante de mi gestión, controlar "fugas" decíamos antes, controlar primero lo que estaba en mi mano (la pérdida conocida) y después "cerrar puertas" entorno a la pérdida desconocida. Y es que en muchas ocasiones, la gestión de la pérdida que se realiza es la que produce diferencias de resultados entre establecimientos de una misma organización y entre empresas del mismo sector. 

Bueno, deciros después de esta introducción que llevaba algún tiempo buscando una empresa que hubiese sistematizado toda la Gestión de la Pérdida en una plataforma, porque siempre entendí que era algo global y que afectaba a todos los ámbitos de una compañía. Nunca he trabajado directamente en las áreas de procesos o de control de la pérdida, por lo que quizás no me llegó información de empresas que desarrollaran trabajos de este tipo.

Lo cierto es que hace pocos días, y gracias a un contacto (amigo ya) de Linkedin me presentaron esa plataforma global con la que yo soñaba. Se trata de la empresa Newfield Tech, y yo diría "tecnología aplicaba al control y seguimiento de la pérdida". En sus distintas herramientas vi cómo se capturaba la información de forma no invasiva de sus clientes, cómo analizaban la información, qué alertas enviaban y a qué personas, qué seguimiento hacían a las acciones emprendidas de corrección, qué beneficios podrían reportar las decisiones y en qué perdidas se podría incurrir si no se adoptaba ninguna decisión,... en fin, como yo diría el "arma total de gestión y control de la parte del margen que está en nuestra mano".

Si algo tengo que reprochar a Newfield Tech, es que creo que no han sabido captar la atención con sus herramientas de las pequeñas y medianas empresas del sector de la distribución, muchas veces por la lejanía que producen herramientas con nombres en inglés, o por dar la sensación de ser una empresa lejana o una gran multinacional que lo es, cuando me consta que tienen capacidad de adaptación a cualquier empresa del sector retail.

Les deseo mucha suerte en la difusión de su plataforma, porque creedme es un arma poderosa para mejorar los resultados de cualquier compañía del sector.
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Puede ser de interés "Infografía: Controles de un supermercado independiente"

Las Averías No Retornables también son fuente de margen

La Pérdida es una fuente inagotable de margen. Siempre hay "puertas abiertas" que es necesario ir cerrando, aunque es muy difícil poner "puertas al viento". Antes de aumentar precios de venta para alcanzar los objetivos de margen, hay que trabajar en lo que está en nuestra mano y podemos controlar con un plan de prevención de la pérdida. Cuando hablamos de Pérdida, todos los departamentos de la empresa están implicados.

Hoy vamos a centrarnos en la influencia que tiene en nuestro margen las averías no retornables (AV No Ret). Muchos distribuidores no realizan un seguimiento adecuado, al pensar que están compensadas por la contraprestación por no retirada de averías que nos abona el proveedor. Craso error.

Desde luego, mal se puede calcular lo que no se registra, no se valora, no se controla y no se gestiona. Por tanto, lo primero es tener un buen registro de averías no retornables y no que éstas vayan directamente al cubo de la basura.

Pensad que el descuento por no retirada de averías que nos aplica el proveedor (sobre todo una vez expresado en la factura) forma parte de nuestro coste de ventas, y que por tanto todo artículo averiado y no vendido supone una pérdida de margen. Si el artículo averiado es registrado y valorado será pérdida conocida. Si no se registra y se destruye directamente formará parte de la pérdida desconocida, se agregará a ésta, y no tendremos constancia nunca de su valor. Algunos distribuidores prefieren vivir en la ignorancia, no conocer su valor, sin pensar además que están agravando el funcionamiento del circuito de reposición a tienda por su influencia en el pedido automático.

Hace algunos años me encontré con esta situación de Pérdida en una zona que tuve que gestionar:

Las "AV No Ret" suponían el 1,18% de las ventas de libre servicio (excluimos ultrafrescos), porcentaje superior al de la Pérdida Desconocida con el 0,79%. Deciros que los mejores operadores y las mejores zonas mantienen unos valores de Pérdida Total inferiores al 1% y esta zona casi los duplicaba en aquél momento.

Hagamos otra lectura de los datos:

• Las "AV No Ret" estaban restando un 1,18%pp. a nuestro margen sobre ventas, o si ésta no existiese nuestro margen aumentaría directamente un 1,18%pp. sin alterar los precios de venta.

Volvamos a hacer otra lectura de los datos:

• Si nuestro %margen medio sobre ventas fuese del 25%, los 1,18% representarían una pérdida del 4,72% del margen. O dicho de otra forma, el proveedor debería aportarme de media un 4,72% de descuento sobre ventas para compensar mis averías no retornables. ¿Lo aportaba?
• Si nuestro %margen medio sobre ventas fuese del 30%, los 1,18% representarían una pérdida del 3,93% del margen. O dicho de otra forma, el proveedor debería aportarme de media un 3,93% de descuento sobre ventas para compensar mis averías no retornables. ¿Lo aportaba?

Todos los Jefes de Tienda eran conscientes de lo que ocurría. Siempre culpaban a los departamentos de logística y transporte, o a los comerciales, pero rara vez asumían su parte de culpa. Los departamentos implicados de la central se hacían "los suecos". Así que me puse manos a la obra, ya que disponía de suficiente información a nivel de producto para analizarlo, tanto de ventas por artículo y márgenes, como de averías procesadas.

Os explico el proceso. Se extrajeron de la base de datos por tienda los artículos no retornables que tenían datos procesados por averías. Se analizó la incidencia en cada tienda y por cada familia, con el fin de hacer comparativos y establecer buenas prácticas. Posteriormente, se agruparon las tiendas para llegar a conclusiones de la zona operativa. De cada familia y subfamilia de artículos se extrajeron muestras representativas que representaran el 75% de pérdida en valor, se analizó qué mejoras se podían introducir a nivel de tienda, y en los departamentos directamente implicados como logística y transportes, comercial y operaciones.

Os presento sólo la familia de Alimentación y sus subfamilias. Las "AV No Ret" representaron el 26,23% del Total Averías y el 1,35% del Margen de las Ventas, siendo la muestra analizada en detalle de 133 referencias distribuidas en las subfamilias que la componen y representativas del 75,33% de las averías de la misma. Estas fueron las conclusiones para Alimentación y mejorar como se ve la Pérdida Conocida estaba en nuestra mano:

En resumen, las acciones que había que acometer en cada departamento de la empresa para mejorar la pérdida por averías no retornables  eran:

Un año después se volvió a realizar el mismo análisis y la situación no había mejorado apenas, ya que los departamentos de la central no habían actuado aún.

La moraleja es que cuando haces un análisis que no es bien recibido, y que no ha partido de quien debía es apartado, ocultado, ya que deja al descubierto sus incompetencias. Esto suele ocurrir en empresas donde cada departamento es un reino de taifas, donde cada uno va a cubrir sus objetivos sin  tener en cuenta el objetivo del conjunto. "Algunos son hábiles, y dicen que sino ... no se alcanzarían los objetivos por atípicos... para mí son simplemente incompetentes".

En otra ocasión hablaremos de Pérdida Desconocida, que aunque veáis en el primer cuadro que era del 0,79% nos llevó casi un año bajarla desde el 2,5% inicial.

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Puede ser de interés "Infografía: Controles de un supermercado independiente"