La Pérdida es una fuente inagotable de margen. Siempre hay "puertas abiertas" que es necesario ir cerrando, aunque es muy difícil poner "puertas al viento". Antes de aumentar precios de venta para alcanzar los objetivos de margen, hay que trabajar en lo que está en nuestra mano y podemos controlar con un plan de prevención de la pérdida. Cuando hablamos de Pérdida, todos los departamentos de la empresa están implicados.
Hoy vamos a centrarnos en la influencia que tiene en nuestro margen las averías no retornables (AV No Ret). Muchos distribuidores no realizan un seguimiento adecuado, al pensar que están compensadas por la contraprestación por no retirada de averías que nos abona el proveedor. Craso error.
Desde luego, mal se puede calcular lo que no se registra, no se valora, no se controla y no se gestiona. Por tanto, lo primero es tener un buen registro de averías no retornables y no que éstas vayan directamente al cubo de la basura.
Pensad que el descuento por no retirada de averías que nos aplica el proveedor (sobre todo una vez expresado en la factura) forma parte de nuestro coste de ventas, y que por tanto todo artículo averiado y no vendido supone una pérdida de margen. Si el artículo averiado es registrado y valorado será pérdida conocida. Si no se registra y se destruye directamente formará parte de la pérdida desconocida, se agregará a ésta, y no tendremos constancia nunca de su valor. Algunos distribuidores prefieren vivir en la ignorancia, no conocer su valor, sin pensar además que están agravando el funcionamiento del circuito de reposición a tienda por su influencia en el pedido automático.
Hace algunos años me encontré con esta situación de Pérdida en una zona que tuve que gestionar:
Las "AV No Ret" suponían el 1,18% de las ventas de libre servicio (excluimos ultrafrescos), porcentaje superior al de la Pérdida Desconocida con el 0,79%. Deciros que los mejores operadores y las mejores zonas mantienen unos valores de Pérdida Total inferiores al 1% y esta zona casi los duplicaba en aquél momento.
Hagamos otra lectura de los datos:
- Las "AV No Ret" estaban restando un 1,18%pp. a nuestro margen sobre ventas, o si ésta no existiese nuestro margen aumentaría directamente un 1,18%pp. sin alterar los precios de venta.
Volvamos a hacer otra lectura de los datos:
- Si nuestro %margen medio sobre ventas fuese del 25%, los 1,18% representarían una pérdida del 4,72% del margen. O dicho de otra forma, el proveedor debería aportarme de media un 4,72% de descuento sobre ventas para compensar mis averías no retornables. ¿Lo aportaba?
- Si nuestro %margen medio sobre ventas fuese del 30%, los 1,18% representarían una pérdida del 3,93% del margen. O dicho de otra forma, el proveedor debería aportarme de media un 3,93% de descuento sobre ventas para compensar mis averías no retornables. ¿Lo aportaba?
Todos los Jefes de Tienda eran conscientes de lo que ocurría. Siempre culpaban a los departamentos de logística y transporte, o a los comerciales, pero rara vez asumían su parte de culpa. Los departamentos implicados de la central se hacían "los suecos". Así que me puse manos a la obra, ya que disponía de suficiente información a nivel de producto para analizarlo, tanto de ventas por artículo y márgenes, como de averías procesadas.
Os explico el proceso. Se extrajeron de la base de datos por tienda los artículos no retornables que tenían datos procesados por averías. Se analizó la incidencia en cada tienda y por cada familia, con el fin de hacer comparativos y establecer buenas prácticas. Posteriormente, se agruparon las tiendas para llegar a conclusiones de la zona operativa. De cada familia y subfamilia de artículos se extrajeron muestras representativas que representaran el 75% de pérdida en valor, se analizó qué mejoras se podían introducir a nivel de tienda, y en los departamentos directamente implicados como logística y transportes, comercial y operaciones.
Os presento sólo la familia de Alimentación y sus subfamilias. Las "AV No Ret" representaron el 26,23% del Total Averías y el 1,35% del Margen de las Ventas, siendo la muestra analizada en detalle de 133 referencias distribuidas en las subfamilias que la componen y representativas del 75,33% de las averías de la misma. Estas fueron las conclusiones para Alimentación y mejorar como se ve la Pérdida Conocida estaba en nuestra mano:
En resumen, las acciones que había que acometer en cada departamento de la empresa para mejorar la pérdida por averías no retornables eran:
Un año después se volvió a realizar el mismo análisis y la situación no había mejorado apenas, ya que los departamentos de la central no habían actuado aún.
La moraleja es que cuando haces un análisis que no es bien recibido, y que no ha partido de quien debía es apartado, ocultado, ya que deja al descubierto sus incompetencias. Esto suele ocurrir en empresas donde cada departamento es un reino de taifas, donde cada uno va a cubrir sus objetivos sin tener en cuenta el objetivo del conjunto. "Algunos son hábiles, y dicen que sino ... no se alcanzarían los objetivos por atípicos... para mí son simplemente incompetentes".
En otra ocasión hablaremos de Pérdida Desconocida, que aunque veáis en el primer cuadro que era del 0,79% nos llevó casi un año bajarla desde el 2,5% inicial.
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